С точки зрения закона, организация мероприятий — это оказание услуг. Такая деятельность в России регулируется Гражданским кодексом: чтобы оказать услугу и взять за нее деньги, нужно заключить договор. Кроме того, на всех, кто проводит мероприятия, регистрирует участников и отправляет им рассылки, распространяется Закон «О персональных данных». В этой статье мы расскажем, что нужно сделать, чтобы продавать билеты, не нарушая закон и не опасаясь штрафов.
Заключить договор об оказании услуг с участниками
Кроме требований законодательства, договор нужен для того, чтобы регулировать возможные вопросы по возвратам билетов, замене спикеров или площадки. Так как для проведения мероприятия организатору нужно оформить множество сделок, удобнее всего работать через публичную оферту. С офертой не нужно подписывать бумажный договор: пользователь читает условия и соглашается с ними онлайн.
В договоре должны быть прописано:
- какое действие со стороны пользователя считается согласием заключить договор;
- предмет договора — услуги по организации и проведению мероприятия;
- права организатора — возможность заменить или дополнить список спикеров, изменить зал;
- обработка персональных данных — цели обработки, действия с данными, условия хранения и распространения;
- политика возвратов — что нужно сделать участнику, чтобы вернуть билет.
Пример формулировки о принятии условий участником:
Акцептом настоящей оферты считается последовательное осуществление Пользователем следующих действий:
- ознакомление с условиями настоящей оферты;
- ввод регистрационных данных в анкете регистрации и подтверждение достоверности этих данных нажатием кнопки «Зарегистрироваться» либо «Купить билет».
Если вы уже продаете билеты через Timepad, такой договор формируется для события автоматически. Чтобы отредактировать его, перейдите в настройки события в раздел «Редактирование» → «Юридическая информация».
Подготовить политику обработки персональных данных
С 1 июля 2017 года действуют поправки к статье 13.11 КоАП о персональных данных: с этого момента даже форма обратной связи и файлы cookies в браузере считаются сбором персональных данных. Без письменного согласия от пользователя вы рискуете получить штраф
По закону нельзя спрашивать данные, которые не нужны для оказания услуги. К примеру, если вы хотите отправлять участникам рассылку по электронной почте, нельзя спрашивать домашний адрес или паспортные данные.
Правила обработки персональных данных можно разместить разными способами, главное, чтобы эта информация была общедоступной. Это может быть галочка в форме регистрации или предупреждение при входе на сайт. Мы в Timepad включаем пункт в договор оказания услуг. Можно также добавить это в публичный документ, такой, как политика конфиденциальности или пользовательское соглашение и т. п.
Указать правила возврата билетов
Подумать о возможных возвратах лучше до того, как вы получите первый запрос от участника. Зафиксируйте в условиях порядок возврата и процедуру оформления.
Например, вы сняли помещение, закупили материалы для мастер-класса на всех участников и потратились на продажу билетов. Значит вернуть участнику вы можете только часть средств, так как уже потратились на организацию. И чем ближе к событию запрос — тем сложнее откатить все назад. Именно поэтому важно просчитать и прописать сроки и условия возвратов.
В этом пункте стоит прописать, куда обращаться по поводу возврата и в какой форме. Это избавит участника от лишних вопросов.
Помните: участник может потребовать подтверждения фактически понесенных расходов. Для страховки сохраняйте договора, квитанции, чеки и акты по любым работам и услугам, которыми пользуетесь для организации события. При работе с Timepad часть расходов организатора — это комиссия за продажу билетов, ее легко подтвердить актами.
Приобрести и установить онлайн-кассу
Чтобы продавать билеты через интернет, с июля 2017 года нужна онлайн-касса. Она отправляет электронные чеки покупателям и фискальные данные в налоговую.
Онлайн-касса бывает физическая и виртуальная. Физическая — это такая коробочка, которая подключена к интернету и связана с вашим интернет-эквайрингом. Виртуальные онлайн-кассы предоставляются банками или сервисами эквайринга.
Если вы продаете билеты только через Timepad, покупать собственную кассу не нужно, онлайн-касса уже встроена в нашу систему и поддерживает множество способов оплаты: банковскими картами, электронными деньгами, по счету для юрлиц. Если участник решил оплатить по счету от компании, Timepad автоматически сформирует и отправит счет, а после оплаты пришлет закрывающие документы.