Анкета зависит от формата вашего мероприятия. Тем не менее, есть несколько общих рекомендаций, которые пригодятся каждому организатору.
- Чем короче анкета, тем лучше. Не включайте в анкету больше семи вопросов. Если вы превышаете этот лимит, у вас должна быть веская причина.
- Формулируйте вопросы просто, без тяжелых конструкций и длинных предложений. Вместо «Основная мотивация вашего решения о принятии участия в конференции» лучше написать «Почему вы хотите участвовать в конференции?»
- Не пишите много открытых вопросов. Лучше дайте пользователю выбрать из предложенных вами вариантов ответа. Например, в вопросе «Кем вы являетесь на конференции?» вместо пустого поля предложите варианты: докладчик, участник и др. В этом случае участникам будет проще заполнять анкету, а вам – анализировать ответы.
- Поинтересуйтесь мнением участников или предложите им внести свой вклад в мероприятие: задать вопрос выступающим, проголосовать за наиболее удобное время начала или оставить комментарии и пожелания в свободной форме.
- Расскажите об анкете. Важны не только сами вопросы анкеты, но и заголовок, описание, сообщение об успешной регистрации. Они должны быть лаконичными, но содержать всю необходимую информацию.
Если на основе анкеты вы собираетесь проводить отбор участников:
- Отбор участников, за исключением редких случаев, невозможно провести без открытых вопросов. Спросите участников о том, почему им интересно мероприятие, их целях, планах и т. д. Можно даже спросить прямо, почему вам нужно пригласить именно их.
- Будьте аккуратны с формулировками открытых вопросов. Подумайте, что бы вы сами ответили. Попросите ответить коллег или друзей.
- Дайте понять, по каким критериям вы будете отбирать участников. Объясните, какую информацию вы хотите от них получить, чтобы принять решение.
- Когда участник заполнит анкету, сообщите ему, когда и как он узнает о вашем решении. Например, покажите сообщение, что пришлете ему письмо до 25 марта или в течение двух дней. Постарайтесь соблюдать обещанные сроки.
- Не забывайте рассылать не только подтверждения, но и отказы. Объясните причину, выразите сожаление и предложите что-то взамен, например, посмотреть онлайн-трансляцию или подписаться на анонсы других событий.
Небольшие нюансы:
- Используйте разные поля для фамилии, имени и отчества. Иначе часть участников напишет сначала имя, потом фамилию, а другая — наоборот, кто-то и вовсе забудет про отчество. А вам будет неудобно обрабатывать информацию.
- Спрашивайте телефон, почтовый адрес и другие данные только в том случае, если действительно собираетесь звонить или писать.
- После того как закончите составлять анкету, попросите коллег или знакомых ее посмотреть и прокомментировать. Часто бывает, что вопросы, которые кажутся очевидными составителю анкеты, совершенно не понятны всем остальным.
- Высший пилотаж – сделать так, чтобы процесс заполнения анкеты был интересным и запоминающимся. Добавьте смешные варианты ответа или неожиданные вопросы. Но во всем нужно знать меру. Подумайте критически, оценит ли аудитория ваш юмор, не начнут ли люди дурачиться в ответ.